【中文寫作】DSE書信格式｜公函｜公開信｜私人書信
書信是最常見的實用文體，而書信又可分為：公函、私人信件、覆函、公開信，如果想在考試避免失分，就要先了解它們的格式！今次Uni +為大家講解書信的各種格式，更加有範例參考！
書信類型
1. 私人書信（私函）
私人書信主要用來與親友交流、討論私人事務、分享個人觀點，用字會較親切自然。
2. 公函
公函主要用於正式的學術、商業場合，用字及格式嚴謹，通常用來表達需求、邀請及作出建議。
3. 覆函
覆函是用來回覆信件，要根據來函內容作出回應，並需要進一步補充資訊或提供建議。
4. 公開信
針對特定群體或公眾發出的正式信件，用來表達立場觀點、作出呼籲及提供建議。語氣要誠懇，立場明確。
書信格式
書信格式一般包括以下要素：
稱謂（上款）
開首語（啟首語）
正文
結尾語
署名
日期
但不同書信類型的格式會有些微不同，私人書信的格式一般較簡潔，語氣親切自然； 而公開信則需用字誠懇，明確表達立場，及作出呼籲。接下來，Uni + 將為大家逐一講解不同書信類類型的格式：
公函格式
公函通常用於正式場合，例如：學校之間的聯絡、商務合作、政府機構之間協調等。公函的用字正式，語氣嚴謹尊重，同時確保內容精準。以下是公函的格式：
1. 稱謂語（上款）
稱謂需頂格書寫，並提及受文者的姓氏職銜，切勿寫全名，並在稱謂後寫上知照語，例如：
「陳校長道鑒」、「李經理大鑒」等。
2. 開首語（啟首語）
開首語應引述公事內容，表明來信目的。同學可以用1-2句來說明來信目的，幫助受文者快速了解信件主旨。
3. 正文
同學在正文段落要詳細說明信件內容，可按事件背景、具體內容、期望回應的順序撰寫，令內容結構層次分明。
4. 結尾語
書信的結尾需保持正式禮貌，可以使用適當祝頌語表達敬意，例如：道安、鈞安。但同學要注意，部分結尾語應與知照語一致，如果知照語使用「道鑒」，結尾語便要使用「道安」。
5. 署名和日期
書信最後要寫上發信人的職銜、姓名與日期，例如：「香城中學學生會會長陳大文」， 然後再寫上「謹啟」即可，然後在下一行頂格寫上中文日期即可，如「二零二五年二月十四日」。
公函範例：邀請參與活動
王校長道鑒：
為提升學生的環保意識，本校將於下月舉辦「綠色校園行動」，誠邀貴校師生參與，共同推動環境保護教育。
本次活動將包括：
環保專題講座——邀請專家探討可持續發展與減廢策略；
校園減塑行動——鼓勵學生使用環保餐具及減少一次性塑膠製品；
社區清潔活動——學生將參與垃圾分類及清潔社區環境。
敬請貴校於本月底前回覆，並提供參加師生名單，以便我們妥善安排活動細節。
敬頌
道安
杏花中學校長
李志強 謹啟
二零二五年十月十四日
覆函格式
覆函同樣用於正式場合，針對來信作出回覆，寫作時需保持禮貌語氣、條理清晰，並明確回答對方問題。以下是覆函的格式結構：
1. 稱謂語（上款）
與公函的格式相同，稱謂語需頂格書寫，並提及受文者的姓氏職銜，切勿寫全名，並在稱謂後寫上知照語，例如：「陳校長道鑒」、「李經理大鑒」等。
2. 開首語
先簡單感謝對方來函，並確認所回覆的事項，保持禮貌語氣。例如：「敬悉貴校來函，貴方邀請本校參與環保週活動，謹覆如下。」
3. 正文
針對問題作出回答，並提供相關資訊，部分情況要求對某事項進行額外補充。如果需要回答多個問題，建議分開數段書寫，令書信更有條理。在正文結尾，可請對方確認細節，如有疑問，可隨時來信詢問。
4. 結尾語
使用適當祝頌語表達敬意，例如：道安、鈞安，部分結尾語同樣要與知照語一致，亦可使用「台安」、「鈞安」等百搭結尾語。
5. 署名和日期
書信最後要寫上發信人的職銜、姓名與日期，例如：「香城中學學生會會長陳大文」， 然後再寫上「謹覆」即可，然後在下一行頂格寫上中文日期即可，如「二零二五年二月十四日」。
覆函範例：回覆企業合作邀請
李經理大鑒：
承蒙貴公司來函邀請，我方對此合作計劃深感興趣，並已召開內部會議進行評估。謹覆如下：
初步合作框架：我方同意與貴公司合作開發新產品，並已確定專責團隊進行對接。
會議安排：建議於本月 25 日下午 2 時舉行會議，以確定技術與市場推廣細節。
合約事宜：我方法務部已審閱合作條款，若無異議，可於會議後安排簽署意向書。
敬請貴公司確認會議時間與地點，如有其他調整，請於本週五前回函告知，以便我們妥善安排。
敬祈
商祺
XYZ 公司總經理
陳志明 謹覆
二零二五年十月十四日
公開信格式
公開信是針對特定群體或大眾發表的正式書信，內容常涉及公共事務，例如社區議題。公開信必須用字誠懇、邏輯清晰、結構嚴謹，並帶有說服力。以下是公開信格式結構：
1. 對象稱謂
公開信的對象通常是公眾或特定群體，只需在開頭寫：「親愛的杏壇中學師生」、「各位關心環保的朋友們」即可。寫完稱謂後便可直入主題。
2. 引言（開首語）
先簡單說明公開信的背景與目的，以吸引讀者興趣，此部分要簡潔為主，避免過分冗長。以下是範例：「杏花中學將於下月舉辦走出教室學習日，旨在提升學生的自主學習能力與社會責任感。作為學生代表，我在此呼籲全體同學積極參與，共同打造更優質的學習環境。」
3. 正文
正文應先析問題背景，再提出自己的觀點、論據，並提出具體建議及呼籲。
4. 結尾語
再次強調核心主旨，以有力字句作出行動呼籲，促使受文者支持或參加活動。例如：「環境保護需要每一個人的參與，讓我們從今天開始，改變習慣，共創美好未來！」。最後使用「祝安康」結尾即可。
5. 署名和日期
公開信最後需附上發信人的姓名、機構，並寫明日期，例如：「環保倡議組織總幹事李美儀」。
公開信範例：推動「走出教室學習日」的公開信
親愛的杏花中學全體師生：
在現今的教育體系中，學習不應僅限於課堂內，真正的知識來自於實踐與探索。為了讓同學們能夠從生活中學習，拓展視野、提升綜合能力，本校將於下月舉辦「走出教室學習日」，鼓勵大家透過校外實地體驗，親身參與學習，從而深化對知識的理解。
「走出教室學習日」的目的
我們相信，知識的價值不僅在於課本內容，更在於其應用能力。通過這次活動，同學們將有機會走出校園，參觀社區機構、企業或文化場館，讓學習與現實生活緊密結合。例如，參與農場體驗的同學，可了解農業科技與環境保護的重要性；參觀科技公司者，則能接觸創新技術的實際應用。
活動內容與安排
本次活動計劃安排以下學習體驗：
社區服務學習——參與長者中心義工服務，學習人際溝通與社會責任。
科技與創新參訪——前往科技園區，了解最新人工智能及可持續發展技術。
歷史文化探索——參觀博物館及歷史遺址，提升人文素養與歷史視野。
環保實踐體驗——參與生態導賞團，學習環境保育知識與可持續發展理念。
我們的期待與行動呼籲
學習不應只停留於課堂，「走出教室學習日」將為我們提供一次難得的機會，讓知識與實踐結合，提升自主學習能力。**希望同學們積極參與，踴躍報名，並於活動當日保持好奇心，勇於提問與思考，讓這次學習體驗發揮最大價值。
讓我們一起踏出教室，開拓新視野，共同探索更廣闊的學習天地！
杏花中學學生會會長
陳小欣 謹啟
二零二五年十月十四日
私人書信格式
私人書信通常用來與親友交流，用字親切自然，但仍有以下格式需要遵守：
1. 稱謂（上款）
列明受文者，應根據對方的身份與關係選擇合適的稱呼方式，例如：「敬愛的鄭老師」、「親愛的媽媽」
2. 開首語
如果是私人書信，開首語可撰寫問候語，與受文者寒暄，例如：「最近一切可好？希望你身體健康，學業順利。」
3. 正文
詳細表達寫信的原因，並說明信件內容。如有需要，可邀請受文者回信
4. 結尾語
總結信件內容，並向對方表達祝願或期待回覆，例如：「期待你的回信，也祝你學業進步！」。
5. 署名和日期
寫上發信人署名，並標明日期。
私人書信範例：向朋友分享「走出教室學習日」
親愛的偉明：
你好！最近過得如何？希望你一切順利！
我寫這封信是想和你分享一個即將舉辦的活動——學校的「走出教室學習日」。這次活動讓我們有機會離開課堂，到社會中學習，探索課本以外的世界。聽說這次安排了多個有趣的學習體驗，包括歷史文化探索、企業參訪和社區服務**，讓我們透過實地考察，真正理解知識的應用。
我特別想參加科技企業參訪，因為我對人工智能和大數據很感興趣，這次機會實在難得！不知道你是否有興趣一起參加？如果可以的話，我們還可以一起討論學習心得。
期待你的回信，也希望我們能一起參加這次活動！
志明
二零二五年十月十四日
更多書信範例
投訴信
香城公共圖書館陳館長：
香城公共圖書館服務香城多年，質素之卓一直不容置喙。然今日貴處與本人的期盼不盡相符。所謂「愛之深，責之切」，本人特來函與 閤下斟酌改善之道。箇中唐突，還望見諒。
話說二零零六年十一月三日（星期三）晚上約七時，本人如常奉還同日早上外借的書籍《老鼠》(由張三所著)。然而 貴館職員（職員編號：123 ）卻指出該書有數頁殘缺，要求本人賠款，更拒絕讓本人為此解釋。其實，本人本來欲外借的是由李四所著的《老鼠》，惟本人不一時不察其微細之別，故借出不久後便馬上歸還，以圖替換。由此可見，本人根本從來未曾翻閱過書，有何來毀書之說？當然 貴館職員要求本人賠償實在無可厚非，這不正是他的職責所在嗎？但言語之間實在有所責難之意，令人頗感詫異。何況傾聽讀者的解釋是基本涵養，相信貴館亦有所追求的吧？
而無獨有偶，本人素仰 貴館的自修室設備完善，故十一月二十九日（星期六）早上約九時跟兩位同窗前往溫習。惟其 貴館的自修室職員（職員編號： 456）卻已座無虛席為由，拒絕讓本人及另外百多名學生進入，讓大家吃了趟「閉門羹」。未知 貴館是否跟其他公共圖書館的自修室規則有意，本人眼見有幾位讀者一人佔了數個座位，更有位仁兄一人佔了十個座位之多！本人以為此等有悖常理之事定有非常原因，但當本人向各職員詢問箇中因由時，他只回答「自修室一向如此」，至於座位分配亦比他分內之責。
該天的對錯已沒有爭論的必要，惟妥善的制度安排方對讀者將來有著實的裨益。依本人愚見，百多個的座位如只供十多名讀者享用的話，將會是浪費資源而且不公平的。顯然座位的妥善分配正正是業務之一。本人由衷建議 貴管必須枚釐清職員的權責。誰負責座位分配？誰維持秩序？這不宜有所含糊。
香城公共圖書館藏書量之廣，足見 貴館的用心。畢竟，藏書正是圖書館資本。而本人亦為此曾仔細調查：發現藏書的偏好跟部份讀者未算相符，故冒昧提出拙見，以供參考。
首先，科學及應用科技的書籍共佔了半數之多。惟這類書籍多非大眾流行讀物，相反只能惠及小眾。以縱觀向來較受讀者歡迎的歷史及地理類、藝術類及宗教裏，卻只佔館內藏書不到百分之二十。
同理，據悉 貴館近來較少有關於多媒體此一類別的討論。上一次談到該方面的事宜已有三年之遙（可參考二零零四年五月的康文署會議紀錄）。以地方戲曲為例，粵劇在香城已是明日黃花，如今愛好者亦少之又少，結果不少粵劇光碟白白排列得體面卻無人問津。反之近年為人追捧譬如網上百科全書、動畫及電視歌曲的光碟則供不應求，長期為他人預訂，根本難以借用。
貴館多年來深受眾人稱道，無非抓緊我等讀者的脈搏。以鄙見來看， 貴館何不在網上作一系列問卷調查，集思廣益，了解讀者真正的需要？
在這句本人得悉，讀者群中，中學生為數者眾。而會考生應經常到 貴館的自修室溫習。倘若能考慮到他們的經濟能力，為他們準備一些會考參考書，相信定能教他們稱許。
貴館多年來供予我們「食糧」，讓我們茁壯成長。如本人之言有所冒犯，敬請體諒。如欲有任何查詢，本人歡迎之至。
祝
台安
讀者
張有容上
二零一七年十二月六日
親愛的爸爸媽媽：
您好！在這個靜謐的夜晚，我坐在書桌前，心中充滿了對您們的感激與愛意，忍不住提筆寫下這封信。
回想起我成長的每一步，您們的支持如同那明亮的星光，照亮了我前行的道路。記得在我小學的時候，面對數學考試的壓力，我曾經感到無比沮喪。那天晚上，您們坐在我身邊，耐心地為我講解每一個難題。您們的鼓勵像涓涓細流，潤澤了我焦慮的心田，讓我重拾信心，最終在考試中取得了好成績。那一刻，我深深體會到，您們的愛是我最堅強的後盾。
不僅如此，您們總是尊重我的選擇，支持我追尋自己的夢想。當我決定報名參加鋼琴比賽時，您們毫不猶豫地為我報名，還在比賽前夕陪我練習。即使我因緊張而失誤，您們依然微笑著告訴我：“無論結果如何，我們都為你感到驕傲。”這句話如同冬日的陽光，溫暖了我心底的每一個角落。
在生活中，您們的辛勞與付出更是無法用言語來形容。每當我看到您們為了家庭而忙碌的身影，心中總會湧起一陣感動。您們的無私奉獻讓我明白了愛的真諦，也激勵著我努力學習，將來成為一個能讓您們驕傲的人。
親愛的爸爸媽媽，謝謝您們一直以來的支持與愛護。您們的愛如同大海，包容而深邃；如同大山，堅韌而不動搖。我希望在未來的日子裡，能夠用自己的努力回報您們的付出，讓您們的生活更加幸福。
祝
身體健康！
愛您們的孩子
Uni + 初中中文補習常規課程
由專業進修學院中文科老師授教，擁有多年教學經驗，熟悉公開試評分準則，深入淺出，幫助同學打穩中文基礎，為未來奪星做好準備！
